Деньги на автоматизацию: как не потратить впустую?

Вопрос об автоматизации сейчас очень актуальный, появилось огромное количество продуктов, появилось огромное количество компаний, предлагающих услуги автоматизации бизнес-процессов. К сожалению, многие компании, компетентны в установлении и настройке нужного софта, но ничего не смогут объяснить, что это вам даст.
Если набирать запросы, связанные с автоматизацией в поисковиках, вся показываемая реклама – это реклама CRM-систем.
Надо трезво оценивать ситуацию – если начинать автоматизацию бизнеса с установки программного обеспечения, то деньги будут потрачены в пустую, и время туда же будет потрачено.
Что же нужно сделать в первую очередь? Правильно – подумать.
Для начала хочу выстроить правильную последовательность действий, при которой автоматизация даст результаты. Возможно, что ее просто рано начинать.
Первое с чего нужно начать – это прибыльность. Точнее ее резкое увеличение. Если нет денег (дополнительных денег), нет прибыли – сколько ни оптимизируй и ни автоматизируй – результата не будет.
Нужно понимать, что только автоматизация, как таковая не даст заметного увеличения прибыли компании.

Автоматизация бизнеса должна осуществляться в три этапа:

• резкое увеличение прибыльности

• оптимизация бизнеса на вырученную прибыль

• последующая автоматизация бизнеса

Здесь внимание! Если автоматизировать «хаос» – получится «очень быстрый хаос» или автоматизированный «хаос».
И еще больше внимание! Чем хуже бизнес-процессы организованы в компании, тем быстрее автоматизация разрушит эту компанию.

Автоматизация, по сути, не что иное, как увеличение скорости работы компании. Увеличение скорости движения.

Образно говоря, сначала увеличить прибыльность компании, заработать дополнительные деньги, на которые впоследствии можно делать следующие действия.

Затем делается оптимизация внутренних процессов. И только потом уже необходимо увеличивать скорость, т.е. автоматизировать бизнес.

Вопрос увеличения объемов продаж и повышения прибыльности продаж в рамках темы этой статьи мы рассматривать не будем.

Поговорим об оптимизации бизнеса и его автоматизации. Первое, что нужно будет сделать – это просчитать ряд ключевых коэффициентов вашего бизнеса.
Для чего? Вам нужно будет знать эффективность ваших усилий по автоматизации бизнеса. Соответственно, отследить изменения количественно, вы сможете только по изменениям определенных коэффициентов.

Посчитайте следующие цифры:
• Стоимость привлечения одного клиента
• Стоимость одной продажи
• Средняя продолжительность жизни одного клиента
• Среднее количество денег, которое приносит один клиент за все время
• Среднее время обработки одного заказа

Эти коэффициенты вам пригодятся, в любом случае.
Далее необходимо крепко задуматься об одной психологической особенности всех сотрудников на свете – сопротивляться любым изменения в происходящим в компании. И чем глобальнее изменения, тем сильнее это сопротивление.
В моей практике был случай, когда в редакции журнала, была установлена CRM-система для «современной и эффективной» работы отдела продаж. В итоге каждый менеджер, как делал записи на листочках, так и продолжал их делать. А на отчаянные попытки руководства навязать работу в купленной программе, смотрели с пальцем у виска. Единственно правильным решением в этой ситуации было увольнении ВСЕГО отдела продаж и набор новых менеджеров. Что и было сделано. Новым менеджерам сразу было показано, как и в чем надо работать. Руководство им поставило жесткое условие – работать исключительно в программе. Поскольку все условия были приняты на этапе собеседований, а к тому же учиться проще чем переучиваться, - план сработал.

Конечно, в крупной компании нереально уволить сразу всех, поэтому в случае бунта на корабле – я предлагаю использовать технику 3 китайских предупреждений.

Вы объясняете, что с сегодняшнего дня вы переходите на работу с новым программным обеспечением. Кто не будет работать по-новому, получит публичное (!) предупреждение. Дальше вы объясняете, что 3-его предупреждения не бывает, вместо него будет либо штраф, либо увольнение (выбирайте, что вам больше подходит). При появлении сотрудника нарушившего правила в третий раз – вы обязательно делаете то, что обещали. Обязательно делаете. И обязательно публично, объясняя, что как вы и говорили, так и сделали.

Будьте к этому готовы и обязательно уточните у вашего юриста, как правильно оформить подобные санкции.

Но, хватит о психологии, вернемся к теме статьи.

Нам нужно обсудить вопрос оптимизации бизнеса. Самый простой способ – это оптимизация бизнеса по теории слабого звена.

Все достаточно просто. Находите в своем бизнесе самое слабое звено. Оно всегда есть – что-то всегда делается хуже другого. Теперь берете курс на подтягивание этого слабого участка, налаживаете его работу. Когда самый слабый участок перестанет быть самым слабым, автоматически самым слабым участком станет другой. И вы беретесь за настройку нового слабого звена.

Так продолжаете до тех пор, пока все участки бизнеса не будут подтянуты и настроены.

Теперь нужно заставить каждого вашего сотрудника описать (именно письменно описать) всю свою работу. Это реально. Любую деятельность можно описать. Конечно сотрудники будут говорить, что они делают уникальную, интеллектуальную, творческую, работу.

Пусть сначала сделают блок-схему, а потом опишут его словами. Если они что-то делают руками, или например, в специальной программе – то это можно снять на видео.
Такая подготовка позволяет, во-первых, формализовать работу сотрудников, а во-вторых, сделать процесс обучения новых сотрудников очень простым. Дали новому человеку папку с текстом и диск с видео – пусть идет разбирается.

После этого важного этапа делаете общую блок-схему работы компании на большом ватмане. И внимательно на нее смотрите. Зачастую даже беглый взгляд позволяет понять, на каком участке слишком сложно. Где чересчур «перемудрили» с бизнес-процессами. Глядя на схему можно понять, как упростить проблемный участок.

Отдельным цветом маркера рисуете процесс передачи информации, от одного человека к другому. Легко, догадаться, что чем больше промежуточных звеньев в цепи передачи информации от отправителя получателю, тем сильнее информация искажается и тем дольше проходит. Нужно постараться убрать максимально возможное количество лишних передатчиков информации в компании.

После всего, что вы уже проделали нужно задуматься об аутсорсинге. На аутсорсинг должно быть передано ВСЕ, что дешевле (или быстрее) отдать, чем делать самим. Это касается всех сфер бизнеса – производство, продажи, реклама, обслуживание бизнеса и т.д. Это позволит высвободить дополнительную прибыль и сделать бизнес легче, мобильнее.

И вот только сейчас можно заняться автоматизацией бизнеса. Без всей описанной выше подготовки, деньги на автоматизацию будут потрачены впустую. Вы ускорите бардак в бизнесе и ускорите приближение кризиса. Думаю, что вы хотите не этого.

----
Статья подготовлена для журнала «Управление магазином», ИД Имидж-Медиа, г. Москва